Thay vì lọc thông tin thủ công, tính năng Deep Research của Gemini AI cho phép phân tích dữ liệu trực tiếp từ hệ sinh thái Google (Gmail, Drive, Docs), giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo định kỳ.

Lợi ích thiết thực trong công tác hành chính

Việc áp dụng Gemini AI vào quy trình làm việc mang lại những thay đổi rõ rệt:

• Tăng tốc độ xử lý: Giảm thiểu 80% thời gian tổng hợp số liệu và nội dung từ các luồng thư điện tử.

• Quản lý khoa học: Tránh tình trạng bỏ sót các chỉ đạo từ cấp trên hoặc kiến nghị của người dân trong hòm thư công vụ.

• Trình bày chuyên nghiệp: Kết quả đầu ra có cấu trúc rõ ràng, hỗ trợ đắc lực cho việc soạn thảo văn bản tham mưu.

Quy trình thực hiện báo cáo tự động

Để triển khai, người dùng có thể thực hiện theo các bước cụ thể sau:

Bước 1: Kích hoạt chế độ nghiên cứu chuyên sâu Truy cập giao diện Gemini. Tại mục công cụ, người dùng cần chuyển đổi sang chế độ phù hợp để AI có khả năng truy xuất dữ liệu phức tạp hơn.

Kích hoạt chế độ Deep Research trong menu Công cụ của Gemini.

Bước 2: Xác định nguồn dữ liệu đầu vào Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tính bảo mật và chính xác. Người dùng lựa chọn các nguồn chứa thông tin cần báo cáo như Gmail (cho các chỉ đạo qua thư) hoặc Drive (cho các báo cáo số liệu sẵn có).

Lựa chọn nguồn dữ liệu đầu vào từ hệ sinh thái Google.

Bước 3: Nhập yêu cầu nghiệp vụ Câu lệnh (prompt) cần cụ thể và bám sát yêu cầu công việc. Ví dụ: "Tổng hợp các nội dung kiến nghị về hạ tầng giao thông trong tháng 12 từ Gmail" hoặc "Phân tích các văn bản hướng dẫn về chuyển đổi số lưu trữ trên Drive".

Nhập yêu cầu phân tích cụ thể để AI định hướng tìm kiếm thông tin.

Bước 4: Phê duyệt kế hoạch nghiên cứu và nhận kết quả Trước khi đưa ra bản báo cáo cuối cùng, AI sẽ liệt kê các bước nó dự định thực hiện. Cán bộ chỉ cần rà soát và nhấn bắt đầu để hệ thống tự động làm việc.

Xác nhận kế hoạch và bắt đầu quy trình nghiên cứu chuyên sâu.

Kết quả nhận được sẽ là một bản tổng hợp có cấu trúc, bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng đã được phân loại theo yêu cầu ban đầu.

Bản báo cáo chi tiết được Gemini tổng hợp tự động từ dữ liệu thực tế.

Việc làm chủ công nghệ AI không chỉ giúp cán bộ công chức giảm bớt áp lực công việc hành chính mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân thông qua việc xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác.

(Theo Sforum)