1. Tóm tắt tài liệu dài cho người bận rộn

Đối với các thông tư, nghị định mới dài hàng chục trang, thay vì đọc hết, bạn có thể yêu cầu Gemini tóm lược những điểm cốt yếu nhất.

• Prompt: "Hãy đọc toàn bộ tài liệu và tóm tắt cho người bận rộn: Ý chính (5-7 gạch đầu dòng), Việc cần làm ngay, Rủi ro/điểm cần lưu ý. Viết ngắn gọn, dễ đọc, không thuật ngữ phức tạp."

• Ví dụ: Cán bộ văn phòng tóm tắt Quy chế làm việc mới của UBND phường.

• Kết quả: Một danh sách ngắn gọn gồm các điểm mới trong quy trình tiếp dân và các mốc thời gian cần hoàn thành báo cáo.
  
  

Gemini giúp tóm lược các văn bản pháp quy dài thành những đầu mục ngắn gọn, dễ nắm bắt. Nguồn: TrungCahaAI

2. Chuyển đổi tài liệu thành kế hoạch hành động (Checklist)

Biến các biên bản họp hoặc kế hoạch triển khai năm học thành một danh sách công việc cụ thể để không bỏ sót nhiệm vụ.

• Prompt: "Dựa trên nội dung tài liệu này, hãy chuyển thành checklist hành động: Người phụ trách (nếu có), Mức độ ưu tiên: Cao/Trung bình/Thấp. Trình bày để tôi có thể làm ngay hôm nay."

• Ví dụ: Giáo viên chủ nhiệm chuyển kế hoạch tổ chức hội trại của nhà trường thành danh sách việc cần chuẩn bị cho lớp.

• Kết quả: Bảng phân công công việc cụ thể: chuẩn bị lều trại (Ưu tiên: Cao), tập văn nghệ (Ưu tiên: Trung bình).
  
  

Tính năng tạo checklist giúp các kế hoạch trên giấy tờ trở thành những hành động thực tế, có thời hạn rõ ràng. Nguồn: TrungCahaAI

3. Giải thích các thuật ngữ, văn bản chuyên ngành khó hiểu

AI đóng vai trò như một chuyên gia tư vấn, giúp giải mã các thuật ngữ kỹ thuật trong các văn bản về chuyển đổi số hoặc đề án giáo dục mới.

• Prompt: "Hãy giải thích tài liệu này như đang nói với một người không chuyên. Tránh thuật ngữ, dùng ví dụ thực tế, tập trung vào: Nó nói về cái gì? Ảnh hưởng đến công việc của tôi ra sao?"

• Ví dụ: Giải thích khái niệm "Hồ sơ sức khỏe điện tử" trong văn bản chỉ đạo cho cán bộ y tế phường.

• Kết quả: Một bài giải thích bình dân về việc số hóa sổ khám bệnh, giúp người dân dễ dàng theo dõi sức khỏe qua điện thoại.
  
  

Gemini đóng vai trò "phiên dịch viên" ngôn ngữ chuyên ngành sang ngôn ngữ phổ thông dễ hiểu. Nguồn: TrungCahaAI

4. Soạn thảo email phản hồi chuyên nghiệp

Dựa trên nội dung công văn hoặc yêu cầu từ cấp trên, AI sẽ hỗ trợ soạn thảo thư trả lời vừa lịch sự vừa đầy đủ ý tứ.

• Prompt: "Dựa trên nội dung tài liệu này, hãy soạn giúp tôi: 1 email trả lời ngắn gọn, lịch sự; Đúng ngữ cảnh công việc; Giọng điệu chuyên nghiệp, dễ hiểu."

• Ví dụ: Soạn thư phản hồi cho phụ huynh về các khoản thu đầu năm dựa trên quy định của Sở Giáo dục.

• Kết quả: Một bản nháp email chuẩn mực, đầy đủ căn cứ pháp lý và thái độ cầu thị.
  
  

Công cụ soạn thảo AI giúp duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp giữa nhà trường, chính quyền và người dân. Nguồn: TrungCahaAI

5. So sánh và đối chiếu các phiên bản tài liệu

Tác vụ này cực kỳ hữu ích khi cần so sánh giữa dự thảo cũ và mới hoặc đối chiếu các báo cáo giữa các kỳ.

• Prompt: "So sánh các tài liệu dưới đây và chỉ ra: Điểm giống nhau, Điểm khác nhau quan trọng, Nên ưu tiên theo tài liệu nào và vì sao. Trình bày dạng bảng."

• Ví dụ: So sánh dự thảo kế hoạch giảng dạy môn Tin học giữa hai năm học 2024 và 2025.

• Kết quả: Một bảng so sánh chi tiết các module được thêm mới hoặc lược bỏ.
  
  

Khả năng đối chiếu dữ liệu giúp cán bộ tránh được những nhầm lẫn khi văn bản có sự điều chỉnh. Nguồn: TrungCahaAI

6. Rà soát và phát hiện rủi ro trong văn bản

Trước khi ký duyệt hoặc ban hành, AI có thể giúp rà soát các điểm có thể gây tranh cãi hoặc chưa rõ ràng.

• Prompt: "Hãy rà soát tài liệu này và chỉ ra: Điểm mơ hồ, dễ hiểu sai; Rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện; Gợi ý chỉnh sửa để rõ ràng và an toàn hơn."

• Ví dụ: Kiểm tra nội dung hợp đồng mua sắm thiết bị dạy học của nhà trường.

• Kết quả: Cảnh báo về các điều khoản bảo hành chưa rõ mốc thời gian và gợi ý cách diễn đạt lại.
  
  

Sử dụng AI để rà soát văn bản là một bước "hậu kiểm" thông minh cho các cán bộ quản lý. Nguồn: TrungCahaAI

7. Tóm tắt báo cáo nhanh cho cấp lãnh đạo

Khi cần báo cáo nhanh cho Hiệu trưởng hoặc Chủ tịch UBND, bạn cần một bản tóm tắt súc tích nhất, đi thẳng vào vấn đề.

• Prompt: "Hãy chuyển tài liệu này thành bản tóm tắt báo cáo cho cấp trên: Dài tối đa 1 trang; Tập trung vào quyết định cần đưa ra; Viết súc tích, logic, dễ scan nhanh."

• Ví dụ: Tóm tắt tình hình triển khai thu thập dữ liệu dân cư tại tổ dân phố.

• Kết quả: Bản báo cáo một trang với số liệu thực tế, các khó khăn hiện tại và kiến nghị giải pháp cụ thể.
  
  

Gemini hỗ trợ chuyển đổi những báo cáo kỹ thuật phức tạp thành các bản tóm tắt định hướng quyết định cho lãnh đạo. Nguồn: TrungCahaAI