Bài toán quản trị mới sau khi hợp nhất ba trường

Sau quá trình sắp xếp, THCS Giảng Võ mới được hình thành trên cơ sở hợp nhất THCS Giảng Võ, THCS Phan Chu Trinh và THCS Nguyễn Trãi.

Việc ba đơn vị cùng vận hành trong một trường mở ra quy mô hoạt động lớn hơn, đồng thời đặt ra những yêu cầu mới về thống nhất dữ liệu, tài khoản, quy trình công việc, học liệu và phương thức phối hợp giữa các cơ sở.

Với quy mô dự kiến 3 cơ sở, 124 lớp và 215 cán bộ, giáo viên, bài toán đặt ra không đơn thuần là trang bị thêm phần mềm hay tài khoản công nghệ. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để toàn trường có thể cùng vận hành trên một nền dữ liệu thống nhất và một phương thức quản trị đồng bộ.

Trong bối cảnh đó, FermatTech phối hợp cùng nhà trường xây dựng định hướng “Quản trị trường học dựa trên dữ liệu và AI” cho năm học 2026–2027.

“Một trường – Một hệ thống dữ liệu – Một cách vận hành thống nhất”

Đây là định hướng xuyên suốt của phương án triển khai.

Sau sáp nhập, dữ liệu từ các đơn vị trước đây cần được rà soát, chuẩn hóa và tổ chức lại theo một cấu trúc chung. Hệ thống tài khoản và phân quyền cũng cần được thống nhất để bảo đảm đúng người có quyền truy cập, chỉnh sửa và khai thác từng nhóm thông tin.

Bên cạnh dữ liệu, sự khác biệt về năng lực ứng dụng công nghệ giữa các nhóm cán bộ, giáo viên cũng là nội dung cần được quan tâm. Việc sử dụng AI trong nhà trường cần từng bước chuyển từ hoạt động mang tính cá nhân sang cách tiếp cận có hướng dẫn, có kiểm chứng và có nguyên tắc bảo đảm an toàn dữ liệu.

Mục tiêu không phải đưa thật nhiều công cụ vào trường học, mà xây dựng được một hệ thống trong đó dữ liệu, quy trình và con người được kết nối để phục vụ hoạt động quản lý và chuyên môn.

7 nhóm nhiệm vụ trọng tâm

Theo định hướng xây dựng, chương trình tập trung vào 7 nhóm nhiệm vụ.

1. Chuẩn hóa và xây dựng dữ liệu dùng chung

Dữ liệu từ các cơ sở được rà soát, phân loại và tổ chức theo cấu trúc thống nhất; đồng thời xây dựng cơ chế phân quyền phù hợp với từng nhóm cán bộ, giáo viên và bộ phận chuyên môn.

Mục tiêu là từng bước hình thành một Không gian dữ liệu dùng chung, hạn chế tình trạng dữ liệu phụ thuộc vào tài khoản cá nhân hoặc được lưu trữ phân tán ở nhiều nơi.

2. Phát triển năng lực AI cấp trường

Nhà trường từng bước nghiên cứu, thí điểm các công cụ AI phù hợp và xây dựng những trợ lý AI phục vụ các nhóm công việc cụ thể.

AI có thể hỗ trợ giáo viên trong xây dựng học liệu, kiểm tra – đánh giá, tổng hợp thông tin và xử lý một số nhiệm vụ chuyên môn; đồng thời hỗ trợ cán bộ quản lý trong những công việc cần tổng hợp, phân tích và chuẩn bị thông tin.

Việc ứng dụng AI được đặt trong nguyên tắc an toàn, có kiểm chứng và không thay thế trách nhiệm chuyên môn của con người.

3. Số hóa các quy trình trọng yếu

Một số hoạt động thường xuyên như lịch công tác, chuyên cần, quản lý cơ sở vật chất, an toàn trường học và các quy trình nội bộ có thể từng bước được rà soát, chuẩn hóa và số hóa.

Thay vì mỗi cơ sở hoặc bộ phận thực hiện theo một cách khác nhau, mục tiêu là hình thành những quy trình chung để dễ theo dõi, bàn giao và phối hợp.

4. Xây dựng dashboard phục vụ quản trị

Khi dữ liệu đã được tổ chức tốt, bước tiếp theo là giúp Ban Giám hiệu nhìn thấy thông tin cần thiết một cách trực quan hơn.

Các dashboard có thể được xây dựng để theo dõi những chỉ số phù hợp như chuyên cần, tiến độ chuyên môn, tình hình thực hiện nhiệm vụ hoặc một số hoạt động tại các cơ sở.

Dashboard không thay thế quyết định của lãnh đạo, nhưng giúp dữ liệu được tổng hợp và trình bày kịp thời hơn để hỗ trợ công tác điều hành.

5. Bồi dưỡng năng lực số cho đội ngũ

Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi người sử dụng có đủ năng lực để vận hành.

Vì vậy, chương trình hướng tới bồi dưỡng đội ngũ theo các nội dung như quản trị dữ liệu, an toàn thông tin, văn hóa số, khai thác Google Workspace và sử dụng AI có trách nhiệm.

Việc đào tạo cũng cần được thiết kế theo từng nhóm vai trò, từ Ban Giám hiệu, cán bộ quản trị đến tổ trưởng chuyên môn và giáo viên.

6. Giáo dục học sinh trong thời đại AI

Bên cạnh việc ứng dụng AI trong quản lý và giảng dạy, học sinh cũng cần được hình thành năng lực sử dụng công nghệ phù hợp với lứa tuổi.

Các em cần được hướng dẫn sử dụng AI an toàn, trung thực, có trách nhiệm, biết kiểm chứng thông tin và không phụ thuộc vào công nghệ.

Đồng thời, nhà trường có thể từng bước tạo thêm môi trường để phát hiện, bồi dưỡng những học sinh có thế mạnh về tư duy thuật toán, công nghệ và AI.

7. Đồng bộ lớp học số trên hệ sinh thái Google

Việc thống nhất tài khoản tổ chức, Google Classroom và hệ thống học liệu số giúp tăng khả năng phối hợp giữa giáo viên, học sinh và các cơ sở.

Khi tài khoản, lớp học và tài nguyên được tổ chức theo một hệ thống chung, nhà trường có thể từng bước giảm sự phụ thuộc vào các tài khoản cá nhân, đồng thời tạo nền tảng thuận lợi hơn cho việc quản trị và kế thừa dữ liệu.

Từ “gom dữ liệu” đến quản trị bằng dữ liệu

Đối với một trường được hình thành từ ba đơn vị, chuyển đổi số không nên dừng lại ở việc đưa toàn bộ dữ liệu về cùng một nơi.

Dữ liệu cần được làm sạch, tổ chức, cập nhật, phân quyền và có người chịu trách nhiệm. Quan trọng hơn, dữ liệu phải có khả năng phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý.

Theo phương án đề xuất, nhà trường có thể từng bước hướng tới các mục tiêu như 100% cán bộ, giáo viên sử dụng tài khoản tổ chức định danh; số hóa những quy trình trọng yếu; xây dựng kho học liệu số dùng chung tại các tổ chuyên môn; giảm thời gian xử lý một số công việc hành chính và tăng khả năng khai thác dữ liệu phục vụ điều hành.

Các chỉ số cụ thể cần tiếp tục được thống nhất, đo lường và điều chỉnh dựa trên hiện trạng, nguồn lực cũng như kết quả triển khai thực tế.

Khi dữ liệu tốt, AI mới có thể tạo ra giá trị

Một nguyên tắc quan trọng của mô hình là không đặt AI đi trước dữ liệu.

Nếu dữ liệu vẫn trùng lặp, phân tán, thiếu cấu trúc hoặc không rõ người chịu trách nhiệm cập nhật, công cụ AI mạnh đến đâu cũng khó tạo ra hiệu quả bền vững.

Vì vậy, lộ trình phù hợp cần đi theo từng bước:

Dữ liệu từ ba đơn vị được chuẩn hóa và thống nhất
→ Quy trình được tổ chức đồng bộ
→ Đội ngũ cùng làm việc trên một hệ thống
→ Dữ liệu được khai thác phục vụ quản trị
→ AI hỗ trợ xử lý, tổng hợp và trực quan hóa thông tin
→ Ban Giám hiệu có thêm cơ sở để điều hành và ra quyết định.

Đó cũng là cách FermatTech tiếp cận chuyển đổi số trường học: không bắt đầu từ việc mua thêm công cụ, mà bắt đầu từ bài toán quản trị thực tế của từng nhà trường.

Mục tiêu cuối cùng không phải là trường có bao nhiêu phần mềm hay bao nhiêu tài khoản AI, mà là hình thành một phương thức vận hành trong đó dữ liệu tập trung hơn, quy trình rõ ràng hơn, đội ngũ phối hợp hiệu quả hơn và công nghệ thực sự hỗ trợ nâng cao chất lượng quản trị, dạy và học.