Đối tượng tham gia buổi đào tạo quy tụ lực lượng nòng cốt từ các đơn vị: Phòng Văn hóa - Xã hội (VHXH), Trung tâm Văn hóa - Thông tin và Thể thao (VHTT và TT), Trạm y tế, cùng Văn phòng HĐND & UBND phường. Dưới hội trường khang trang với phông nền đỏ rực rỡ "Đảng Cộng sản Việt Nam Quang Vinh Muôn Năm", các học viên đều trang bị sẵn máy tính xách tay cá nhân, sẵn sàng cho một buổi chiều "thực chiến" với công nghệ.
 

Buổi tập huấn mở đầu bằng việc giải quyết một căn bệnh trầm kha chốn công sở: Rác dữ liệu và thất lạc file. Các giảng viên đã vạch ra "Hành trình kép: Sắp xếp và Tối ưu", trong đó nền tảng cốt lõi là tổ chức Bộ nhớ dùng chung (Google Drive).
Chuyên gia đã hướng dẫn một công thức đặt tên file "chuẩn mực" vô cùng trực quan: [Năm][Lĩnh vực][Tên tài liệu]. Kể từ nay, những cái tên gây bối rối như "Bao_cao_thang_5_final_sua_lan_cuoi.docx" sẽ bị loại bỏ, thay vào đó là sự quy củ, chẳng hạn như "2026(bre)_VanHoa_BaoCaoHoatDongThang5(tre).docx". Việc chuẩn hóa này không chỉ giúp máy tính tự động sắp xếp theo thời gian mà còn tạo ra một "văn hóa dữ liệu dùng chung" khoa học, giúp cả những cán bộ cũ và người mới tiếp nhận công việc sau này đều có thể tra cứu dễ dàng.

Ghi nhận tại hiện trường, không khí học tập diễn ra vô cùng nghiêm túc nhưng cũng không kém phần sôi nổi. Đội ngũ kỹ thuật viên của Fermat liên tục "đi từng bàn, cầm tay chỉ việc" để hỗ trợ các cán bộ thao tác trực tiếp trên máy tính.
Nhiều câu hỏi hóc búa mang tính thực tiễn cao đã được các cán bộ mạnh dạn đặt ra. Điển hình như lo ngại về việc "lỡ tay xóa nhầm file trên Bộ nhớ dùng chung thì có khôi phục được không?". Chuyên gia lập tức trấn an rằng hệ thống luôn lưu lại dấu vết của người xóa, thời điểm xóa và đội ngũ kỹ thuật hoàn toàn có thể khôi phục lại dữ liệu. Bên cạnh đó, các vấn đề về phân quyền – ai được xem, ai được sửa, ai được phép xóa – cũng được giải đáp cặn kẽ thông qua Ma trận phân quyền: Chỉ có Lãnh đạo (Người quản lý nội dung) mới có quyền xóa file và thay đổi cấu trúc gốc, trong khi Chuyên viên (Người đóng góp) chỉ được thêm và sửa. Chuyên gia kỹ thuật cũng trực tiếp demo cách di chuyển hàng loạt thư mục dữ liệu cũ lên không gian làm việc mới chỉ bằng vài thao tác.

Ngay khi buổi tập huấn kết thúc, một mã QR khảo sát đã được quét và kết quả trả về cho thấy những tín hiệu vô cùng tích cực. Dữ liệu ghi nhận vào khoảng 18h21 cùng ngày cho thấy, đại đa số cán bộ, chuyên viên từ Văn phòng HĐND&UBND, Trạm y tế, và các phòng ban khác đều đánh giá chất lượng buổi học ở mức "Rất tốt" và "Tốt".
Rất nhiều cán bộ (như chị Đỗ Vũ Quỳnh Hoa - Trạm y tế, anh Nguyễn Hoài Nam - Phòng VHXH) khẳng định có thể áp dụng ngay kiến thức vào công việc. Thói quen đầu tiên mà hầu hết mọi người cam kết thay đổi chính là: Sắp xếp lại dữ liệu trên Drive, áp dụng định dạng tên file [Năm][Lĩnh vực][Tên file], và bước đầu dùng Gemini để soạn thảo dự thảo báo cáo.

Buổi tập huấn chiều 4/5 không chỉ dừng lại ở việc chuyển giao phần mềm, mà thực sự đã tạo ra một tư duy mới về kỷ luật dữ liệu. Với việc chủ động trang bị "vũ khí số" cho cán bộ cơ sở, Phường Bồ Đề đang chứng minh sự quyết tâm và nhạy bén của mình trên chặng đường chuyển đổi số, hướng tới một nền hành chính phục vụ thông minh, minh bạch và hiệu quả.