Cách tạo email .edu.vn theo tên miền riêng trong đơn vị mình

Trong thời gian qua, nhiều thầy cô sử dụng ứng dụng Zoom để dạy học trực tuyến nhưng bị giới hạn thời gian 40 phút, trong khi một số đơn vị lại sử dụng google meet để triển khai dạy trực tuyến cũng khá hay vì bộ Gsuite của google hỗ trợ mở khóa học tại classroom.google.com. Đây là 1 site để tạo lớp học không đồng bộ (synchronous class) để lưu trữ tài liệu, tài nguyên, hoạt động dạy, giao bài tập và quan trọng là lên lịch (thời khóa biểu) để dạy rất tốt. Quan trọng là googel đã bật tất cả các tính năng cao cấp nhất cho các tổ chức giáo dục (Education) sử dụng tên miền .edu.vn.

Vì thế, đã đến lúc các nhà trường, đơn vị giáo dục cần quan tâm đến việc mua tên miền riêng để có thể tạo email cho tất các thành viên trong đơn vị. Sau đây là các bước để tạo email theo miền trên google:

Điều kiện:

- Các đơn vị đăng kí mua tên miền riêng dạng .edu.vn với nhà cung cấp tên miền

- Người thực hiện phải có quyền quản trị tên miền để tiến hành cấu hình.

Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền. Bạn vào đường link https://gsuite.google.com/ và nhấn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.

Bước 2: Ở dòng tên doanh nghiệp, bạn điền tên doanh nghiệp của bạn, click chọn số lượng nhân viên mà doanh nghiệp bạn đang có, sau đó chọn quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để sang trang tiếp theo

Bước 3: Khai báo thông tin cá nhân của bạn bao gồm họ, tên và email, số điện thoại của đơn vị bạn. rồi nhấn Tiếp theo. Tại câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa”. Chọn vào ô “Tôi có một tên miền”. Nhấn vào nút “Tiếp theo” để tên miền mà bạn có:

Bước 4: Xác nhận lại một lần nữa, sau đó chọn Đồng ý hoặc Không, cám ơn!

Bước 5: Tiến hành tạo thông tin đăng nhập cho tài khoản quản trị:

Nhấn nút “Đồng ý và tiếp tục”, Google sẽ tiến hành xác minh thông tin và tên miền của bạn. Quá trình này mất một chút thời gian. Sau đó chúng ta nhận được thông báo:

Nhấn vào nút “Chuyển tới thiết lập” để tiến hành đăng nhập

Bước 6: Đăng nhập bằng tài khoản quản trị đã tạo:

Sau khi đăng nhập, các bạn sẽ nhận được thông báo. Hãy đọc kĩ và ghi nhớ, sau đó nhấn “Đồng ý”!

Bước 7: Xác minh tên miền và thiết lập email:

Bỏ qua phần thêm người vào tài khoản G Suite vì ta có thể thực hiện sau, nhấn chọn vào dòng “Xác minh miền…”.

- Đầu tiên, Tại dòng “ Chọn một phương pháp khác” rùi chọn Thêm bản ghi lưu trữ miền (TXT hoặc CNAME), sau đó đánh dấu vào ô “Tôi đã đăng nhập thành công”:

- Tiếp tục đánh dấu vào ô “Tôi đã mở bảng điều khiển cho miền của mình”. Tại đây, G Suite cung cấp hướng dẫn các bản ghi MX cho chúng ta. Ở bước này, bạn chuyển sang trang quản trị tên miền .edu mà mình sở hữu, tiếp đó vào phần quản lí cấu hình và thiết lập các trường MX mà G Suite cung cấp như sau:

Sau đó nhấn vào nút “Lưu cấu hình”.

- Quay trở lại cửa số thiết lập của Gsuite, đánh dấu chọn “Tôi đã tạo bản ghi MX mới, Tôi đã lưu bản ghi MX” sau đó nhấn vào nút “Xác minh miền và thiết lập Email”:

Đến đây, bạn đã hoàn tất các bước xác minh. Công việc tiếp theo là chờ đợi (chờ đợi là hạnh phúc nhé!):

Cho đến khi nhận được thông báo xác minh xong (thường thì chỉ cần chờ 24h)

Lưu ý: Có nhiều cách để xác minh tên miền. Ta có thể chọn 1 trong 3 cách sau:

+ Thẻ HTML: Bạn chỉ cần copy thẻ meta dán vào trang chủ của trang web.

+ Tải lên tệp HTML: Download file html mà google cung cấp, sau đó upload lên thư mục root của website.

+ Bản ghi CNAME: Bấm nút “+ THÊM “, và thêm bản ghi với giá trị google đã cung cấp vào mục “VALUE” (địa chỉ) là phần google đã cấp cho bạn. Với TYPE (Loại) là “TXT” và Host Record (Host) là: “@”.

Bước 8: Đăng nhập và tạo email, mật khẩu khẩu cho thành viên: Sau khi xác minh thành công (sau thời gian chờ đợi), bạn tiến hành đăng nhập theo địa chỉ: Admin.google.com bằng tài khoản quản trị viên, gồm user và passwords đã được tạo để truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên:

Tại đây, để thêm email cho tất cả các thành viên trong đơn vị, ta nhấn vào biểu tượng Người dùng, sau đó chọn “Thêm người dùng mới”:

Khai báo đầy đủ thông tin của người mới thêm như: họ tên, đ/c emai sẽ tạo (nên theo một quy tắc nhất định):

Sau khi nhấn vào Thêm người dùng mới, chúng ta nhận được thông báo về địa chỉ email, mật khẩu tạm thời. Sao chép mật khẩu ra file excel cho từng người để tạo tiếp hoặc nhấn chọn “Thao tác khác” và chọn In thông ra để gửi qua email.

Lưu ý: Người dùng lần đầu tiên đăng nhập vào email theo mật khẩu được gửi sẽ được yêu cầu đổi lại mật khẩu.

Chúc các bạn thành công!